Wie Sie sich leidige Diskussionen über angeblich zu hohe Kosten künftig ersparen?

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Denn was Sie über IT-GPS nicht wissen, kostet Sie ein Vermögen! Hier das richtige Instrument, wie Sie Kostentreiber in Ihrer IT finden.
Als IT-Verantwortlicher oder CIO wollen Sie Ihren Fachbereichen eine optimale IT zu optimalen Kosten zur Verfügung stellen.
Sicher haben Sie auch schon in diesem Zusammenhang die eine oder andere Diskussion über zu hohe Kosten führen müssen.
Einem neuen, noch sehr jungem CIO erging es wie Ihnen. Mit viel Elan trat er seine neue Position an. Er wollte die IT modernisieren und die Fachbereiche sollten ganz neue Möglichkeiten bekommen. Doch der Finanzchef, ein Urgestein im Unternehmen, bremste ihn sofort aus. Das Unternehmen war in eine leichte Schieflage geraten und für vermeintlich kostenintensive Spielereien war kein Geld da.
Die erste Aufgabe des CIO wurde es, 20% der IT-Kosten einzusparen. Nun stand der CIO vor seiner ersten großen Herausforderung. Natürlich kannte er die Kosten, die in seiner IT-Abteilung pro Jahr anfielen, doch wofür im Detail, war nicht auf einen Blick ersichtlich.
Alle Prozesse und Verfahren wurden klassifiziert
Durch die Definition eines auf das Unternehmen zugeschnittenen Leistungskatalogs für die IT Services wurde es möglich, alle anfallenden Kosten den definierten Leistungen zuzuordnen und damit messbar zu machen.

IT-GPS gibt in seiner Dimension People Führungskräften das entscheidende Werkzeug in die Hand.

Darüber hinaus ermittelte er, wer die Leistungen in Anspruch nahm. Jetzt hatte der CIO eine klare Bemessungsgrundlage und handfeste, belegte Zahlen, wodurch welche IT Kosten verursacht wurden.
Sicher ahnen Sie jetzt schon, wie viel einfacher es dank IT-GPS wurde, jetzt mit konkreten Informationen, sinnvolle Entscheidungen zum Wohle des Unternehmens zu treffen.
Zu guter Letzt wurden nicht ganz 20% eingespart, weil IT-GPS deutlich machte, wo welcher Cent gebraucht wurde. IT-GPS gibt jedem IT-Verantwortlichen handfeste Argumente und macht unnötige Kosten sichtbar.
Die Einführung von IT-GPS wurde ein voller Erfolg für den jungen CIO. Sogar aus dem Finanzbereich kam Lob und die inoffizielle Information, solch ein System hatte man schon lange befürwortet, es war aber bis dato einfach nicht durchsetzbar gewesen. Unleidliche Kostendiskussionen musste der CIO nicht mehr führen. Die Controller haben jetzt klare Fakten und diskutieren mit den Fachbereichen direkt. Die Vorgehensweise wurde von anderen Bereichen des Unternehmens später kopiert.
Wenn auch Sie Klarheit und Transparenz über Ihre IT-Kosten erlangen wollen, wenn Sie ein Steuerungsmittel für Ihre Kosten brauchen und künftig ungeliebten Diskussionen mit handfesten Argumenten begegnen wollen, lassen Sie uns darüber sprechen. Vereinbaren Sie jetzt ihr erstes völlig kostenloses Analysegespräch.

Kostenmanagement ist für jedes Unternehmen wettbewerbskritisch.

IT-Kosten sind in Unternehmen ein wesentlicher Kostenfaktor. Die IT bietet heute eine Vielzahl von Software-Produkten und Dienstleistungen an, die alle mit Kosten verbunden sind.

In vielen Unternehmen ist die Kostenkontrolle für die IT schwierig. Die Budgetierung für die IT bindet regelmäßig erhebliche Mittel in der IT und im Controlling.
Die Zuordnung der IT-Kosten eines Unternehmens auf Fachabteilungen bergen oft erhebliche Herausforderung.

Kostenträgerrechnung als Kostenmanagementverfahren für IT-Leistungen einzuführen kann Abhilfe schaffen. Dabei werden die Kosten für IT-Leistungen klar strukturiert und in einem Katalog (IT-Servicekatalog) definiert. Auch Kosten für Projekte werden auf Kostenträger verbucht.

So ist es möglich, die Total Cost of Ownership für jede IT-Leistung festzustellen. Das Kostenmanagement mithilfe einer ganzheitlichen Kostenträgerrechnung schafft Transparenz über alle IT-Kosten und ermöglicht eine Lebenszyklusbetrachtung der IT-Leistungen.

Eine Total Cost of Ownership-Betrachtung sichert zukünftige Investitionen ab. Sie erleichtert das Kostenmanagement der Fachbereiche und damit deren Budgetierung. Das Controlling bekommt ein neues Instrument für die Kostensteuerung. Der Prozess für die jährliche Budgetierung wird vereinfacht, sowie der Prozess der Verrechnung der Kosten.

Der Weg zur digitalen Transformation ist für jedes Unternehmen ein harter Kampf. Die Komplexität des Prozesses erfordert eine sorgfältige Prüfung der Daten und Technologien, die erforderlich sind, um die Organisation in den gewünschten Zustand zu versetzen. Obwohl der Prozess komplex ist, ist er für den langfristigen Erfolg von entscheidender Bedeutung. Die Kosten der Digitalisierung können jedoch abschreckend sein, insbesondere für kleinere Firmen. Hier kann das IT-Kostenmanagement helfen, den Übergang reibungsloser zu gestalten. Ein Kostenmanagement ist ein nützliches Werkzeug, das dazu beitragen kann, die digitale Transformation für Unternehmen jeder Größe praktikabler zu gestalten. Es kann einen Einblick geben, wie die mit der digitalen Transformation verbundenen Kosten verwaltet und verwaltet werden können. Ein entsprechendes Management kann auch ein besseres Verständnis ihrer bestehenden IT-Landschaft vermitteln und zeigen, wie sie optimiert werden kann, um die Kosten der IT-Automatisierung zu senken.

1. Implementierung einer kostengünstigen IT-Infrastruktur identifiziert nachhaltig Kostentreiber

Die Implementierung einer kostengünstigen IT ist ein entscheidender Schritt für jedes Unternehmen, das eine Digitalisierung anstrebt. Durch die Identifizierung der primären Kostentreiber können die Bereiche, die für Kostenoptimierung am wichtigsten sind, effektiver ermittelt werden. Darüber hinaus kann eine kostengünstige IT-Infrastrukturimplementierung die mit Wartung, Beschaffung und Energieverbrauch verbundenen Kosten reduzieren. Letztendlich ermöglicht die Implementierung einer kostengünstigen IT-Landschaft, langfristig Geld zu sparen und gleichzeitig über die notwendige Technologie zu verfügen, um die Automatisierung zu ermöglichen.

2. Automatisierung von IT-Kostenmanagementprozessen erleichtern die Budget Planung

Die Automatisierung von IT-Kostenmanagementprozessen ist ein wichtiger erster Schritt zur Erleichterung einer effektiven Budgetplanung. Durch den Einsatz von Automatisierungstools für das Kostenmanagement können die Prozesse der Erfassung, Verfolgung und Analyse von Finanzdaten rationalisiert, manuelle Anstrengungen eliminiert und vereinfacht werden, um den Überblick über IT-Investitionen zu behalten. 

Die Automatisierung macht es auch einfacher, Bereiche mit verschwenderischen Ausgaben zu identifizieren und Möglichkeiten zur Kostensenkung aufzuzeigen. Darüber hinaus kann die Automatisierung dazu beitragen, Fehlallokationen von Mitteln und Budgetüberschreitungen zu erkennen und Entscheidungen über Investitionen in neue Technologien zu treffen. Durch die Automatisierung von IT-Kostenmanagementprozessen können Budgets effizienter erstellen und verwalten und so einen reibungsloseren Weg zur Digitalisierung und Transformation ermöglichen.

3. Nutzung von Cloud-Computing-Ressourcen als strategische Option für den Weg zum digitalen Unternehmen

Cloud-Computing können eine kostengünstige und zuverlässige Option für das IT-Kostenmanagement bieten. Durch die Nutzung der Cloud profitieren Unternehmen von den Vorteilen eines professionellen Dienstleisters, Skalierbarkeit und der Möglichkeit, in Echtzeit auf Daten und Anwendungen zuzugreifen. 

Dies kann besonders für schnelles Wachstum nützlich sein, da sie bei Bedarf auf zusätzliche Ressourcen zugreifen können, wodurch die mit der Erweiterung ihrer bestehenden IT-Landschaft verbundenen Kosten gesenkt werden. Darüber hinaus bietet Cloud Computing erhöhten Schutz vor Datenverlust sowie verbesserte Sicherheit, was es zu einer idealen Wahl für fast jeden macht.

4. Optimierung des IT-Asset-Managements macht die Leistungsarten in der IT transparent

Die Verbesserung des IT-Asset-Managements ist eine Schlüsselkomponente für eine erfolgreiche Automatisierung. Indem die Arten von Services in der IT klar definiert und transparent gemacht werden, gibt ein Management der Kosten die Möglichkeit, ihre IT-Budgets und -Ressourcen besser zu verwalten. Dies kann die Verfolgung des Hardware- und Softwarebestands, die Nutzung und Zuweisung von IT-Services und sogar die Kostenrechnung umfassen. Mit einem klaren Überblick über die IT-Ressourcen können Unternehmer effektiver planen und verstehen, welche Services erforderlich sind, um ihre IT-Anforderungen zu erfüllen.

Durch die Optimierung des IT-Asset-Managements können Unternehmen ihre Kosten senken, indem sie die Anzahl der zu erwerbenden und zu wartenden IT-Assets reduzieren. Sie können auch die Kosten für die Verwaltung dieser Anlagen senken und die Effizienz ihrer Nutzung steigern. Darüber hinaus hilft ein optimiertes IT-Asset-Management den Unternehmen, ihre Dienstleistungen zu verbessern, indem es sicherstellt, dass nur die notwendigen Mittel verwendet werden und dass alle Systeme auf dem neuesten Stand und in gutem Zustand sind. Auf diese Weise können Unternehmen ihren Kunden qualitativ bessere Dienstleistungen anbieten und die Kundenzufriedenheit erhöhen.

5. Optimierung der IT-Beschaffungsprozesse sorgt für Kostensenkungspotentiale

Im Rahmen des IT-Kostenmanagements sind gute IT-Beschaffungsprozesse essenziell, um Kostensenkungspotenziale zu sichern. Die Rationalisierung des Beschaffungsprozesses kann die Verhandlungszeit verkürzen, was wiederum zur Entlastung der Kostenstellen beitragen kann. Darüber hinaus kann dies zu einer verbesserten Kommunikation mit Lieferanten führen, was zu mehr Transparenz und günstigeren Konditionen führt. Darüber hinaus können Organisationen von verbesserter Transparenz und Genauigkeit durch vorantreiben standardisierter Vorlagen und Prozesse sowie von verbesserter Entscheidungsfindung durch besseren Zugriff auf Daten profitieren. All diese Vorteile tragen zum Gesamtziel der Kostensenkung bei.

6. Priorisierung von Investitionen in Technologie der komplexen Infrastruktur

Die Komplexität moderner IT-Landschaften erfordert die Einführung neuer Technologien und Ansätze. Die Investition in die richtige Technologie ist oft der Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg und die Differenzierung gegenüber dem Wettbewerb. Durch die Priorisierung von Investitionen in Technologie können Unternehmer sicherstellen, dass ihre IT auf dem neuesten Stand, sicher und zuverlässig ist. Durch die Investition in die richtige Technologie können auch die mit der Verwaltung und Wartung komplexer Infrastruktur verbundenen Kosten reduziert oder eliminiert werden. Investitionen in IT Technology sind der Schlüssel zu einer erfolgreichen digitalen Wandel, und das Management der Kosten in der IT erleichtert den Weg, um sicherzustellen, dass Ihre Investitionen Ihre Infrastruktur optimieren.

7. Verbesserung der finanziellen Transparenz für ihr Business in den Fach-Abteilungen und ihren Services

Kostentransparenz ist für das Management unerlässlich, da sie helfen kann, Bereiche zu identifizieren, in denen die Kosten überhöht sind oder wo Einsparungen möglich sind. Indem Sie sich auf die Verbesserung der finanziellen Transparenz in Fachabteilungen und deren Dienstleistungen konzentrieren, können Sie schnell erkennen, wo zusätzliche Einsparungen erzielt werden können oder wo Ressourcen investiert werden müssen. Dies kann dazu beitragen, dass Ihr Weg zum digitalen Wandel nicht durch Budgetbeschränkungen behindert wird, und erhöht Ihre Erfolgschancen. Darüber hinaus kann die Verfolgung der IT-Kosten in der gesamten Firma Aufschluss darüber geben, welche Bereiche das Budget überschreiten und welche Abteilungen die IT-Services, insbesondere beschaffte Lizenzen, nicht ausreichend nutzen. Dies kann dazu beitragen, zukünftige Entscheidungen über Ressourcen und Investitionen zu informieren.

Mangelnde Transparenz hindert Manager an der Einhaltung von Kostenvorgaben, zum Beispiel im Projektmanagement. Die mit einem Projekt verbundenen Kosten müssen durch einen Vertrag, bzw. intern durch einen Projektauftrag, gedeckt sein. Fehlende Übersicht über die Ausgaben erschweren dem IT-Management die Bewertung der notwendigen Bereitstellung von IT im Unternehmen. Daher benötigen Unternehmen ein klares Bild, wie die Kosten in Relation zu den angebotenen Leistungen stehen.

8. Nutzung von Management-Lösungen zur Analyse von Kosteneinsparung

IT-Kostenmanagementlösungen sind ein leistungsstarkes Tool, um die IT-Kosten im Auge zu behalten und Möglichkeiten für Kosteneinsparungen zu analysieren. Mit einer umfassenden Kostenmanagementlösung für die IT können die Kosten einfach analysieren und Möglichkeiten für Kosteneinsparungen identifizieren. IT-Kostenmanagement-Software ermöglicht es, aktuelle IT-Kosten mit Branchen-Benchmarks und Best Practices zu vergleichen und so ihre IT-Ausgaben an ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen. Darüber hinaus ermöglicht es eine solche Software, Ausgabenprobleme schnell zu erkennen und zu beheben, bevor sie unüberschaubar werden, und stellen sicher, dass die IT-Kosten mit der Gesamtstrategie und dem Budget übereinstimmen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das IT-Kostenmanagement eine wichtige Rolle dabei spielt, die Ziele des Wandels zu erreichen. Durch die Identifizierung und Verwaltung der Kosten in der gesamten IT-Landschaft können Unternehmer sicherstellen, dass sie in die richtigen Bereiche investieren, um die Effizienz zu steigern und den Betrieb zu optimieren. Mit einer Strategie für das IT-Kostenmanagement können sie ihre Transformationsinitiativen besser planen und ihre Ressourcen optimal nutzen.
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Jörg-Uwe Beyer
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